Come funziona l'XML workflow

Introduzione

L'XML workflow, o flusso di lavoro con xml, è un sistema avanzato di produzione editoriale che consente di separare la lavorazione dei contenuti dalla presentazione grafica utilizzando l'xml per taggare i contenuti e un programma di impaginazione che legge i tag dei contenuti per applicare gli stili di impaginazione.

Se questa definizione non è chiara, ricorriamo ad un esempio.
Immaginiamo di dover produrre un libro di ricette che abbia 5 capitoli, uno per gli antipasti, uno per i primi, uno per i secondi, uno per i contorni, uno per il dolce, e ciascun capitolo abbia diversi titoli di paragrafo. Nel libro sono presenti inoltre box che contengono delle ricette e immagini dei piatti preparati.

Lavorazione tradizionale

Con la lavorazione tradizionale i contenuti vengono importanti nel programma di impaginazione (ad esempio InDesign) e l'impaginatore deve applicare manualmente stili appropriati a ciascun elemento del testo. Deve quindi applicare, uno per uno, lo stile di Titolo capitolo a ogni titolo di capitolo, deve applicare lo stile di sottotitolo ad ogni sottotitolo, e così via.
Questo modo di lavorare presenta i seguenti problemi:
1. L'applicazione degli stili a mano richiede un certo tempo ed è un lavoro noioso e riptetitivo.
2. Trattandosi di un lavoro manuale ripetitivo, è possibile commettere errori.
3. Non c'è alcun modo di riutilizzare questo lavoro per un libro che abbia delle caratteristiche simili.
4. La produzione di ebook con InDesign è molto limitata da questo tipo di lavorazione in quanto la conversione in ebook è molto più efficiente ed è possibile avere un controllo maggiore sulla presentazione se il documento importato è in xml.

Lavorazione con XML workflow

Il flusso di lavoro viene separato in due processi paralleli: il lavoro sui contenuti e il lavoro sulla presentazione.

Lavoro sui contenuti

Da un lato l'editor organizza i contenuti in modo tale da consentire al wordprocessor di applicare dei tag xml a ciascun blocco di testo.
Un tag xml, in questo caso, non è altro che un'etichetta che descriva il tipo di blocco di testo.
Ecco ad esempio uno stralcio di contenuto taggato:

...
<chapter-title>Antipasti</chapter_title>
<text>Gli antipasti sono serviti all'inizio di un pasto e sono ideati per stuzzicare l'appetito, senza sfamare.</text>
<text>Per preparare dei buoni antipasti è indispensabile seguire alla lettera la definizione. Quindi ricorda: stuzzicare senza sfamare</text>
...

Come si vede, Il titolo di capitolo è racchiuso da due tag, uno di apertura e uno di chiusura che descrivono il tipo di testo, in questo caso un titolo di capitolo.
Allo stesso modo ogni paragrafo del testo è racchiuso dal tag text.
È importante considerare che l'applicazione dei tag non avviene manualmente, ma i wordprocessor come Word, o LibreOffice sono già predisposti ad applicare tag. Più avanti in questa guida vedremo come fa l'editor a consentire al wordprocessor di applicare i tag in modo appropriato.

Lavoro sulla presentazione

Mentre l'editor lavora sui contenuti, l'impaginazione preparara la presentazione. Cioè crea gli stili appropriati per ciascun tipo di elemento strutturale del testo.
Crea dunque lo stile appropriato per i titoli di capitolo, per i sottotitoli, per i box e per le immagini.

Importazione nel programma di impaginazione

Quando l'editor e l'impaginatore hanno concluso il loro lavoro, basta importare l'xml dei contenuti nel programma di impaginazione e chiedere al programma di applicare gli stili preparati in precedenza a ciascun blocco di testo. InDesign, infatti, è stato progettato per generare automaticamente l'applicazione degli stili quando riconosce i tag appropriati. Ed è un gran peccato non sfruttare questa sua capacità!

Ecco i vantaggi di questo modo di lavorare:
1. l'applicazione degli stili avviene automaticamente e dunque si risparmia molto tempo.
2. Non possono esservi errori nell'applicazione di stili.
3. Il template di stili creato dall'impaginatore è riutilizzabile per qualsiasi altro libro che abbia delle caratteristiche analoghe. Dunque è possibile ad esempio produrre il secondo volume di una collana di ricette lavorando solo alla strutturazione dei contenuti e passare direttamente all'importazione dei contenuti nel programma di impaginazione.
4. L'impaginazione ottenuta con questo processo è molto più idonea alla generazione di ebook e al controllo di ogni dettaglio di presentazione grafica e del css.

Lavorare ai contenuti con il wordprocessor

Non tutti sanno che i word processor (come Microsoft Word o LibreOffice) e i programmi di impaginazione (come InDesign, il più avanzato e utilizzato in editoria) sono predisposti alla tecnologia xml e all'xml workflow.

Saper sfruttare appieno la tecnologia avanzata dei word processor e di InDesign consente di eliminare interamente il tedioso lavoro di impaginazione manuale, e applicare, all’intero manoscritto importato nel programma e con un semplice click, tutti gli stili, i font e le caratteristiche grafiche che sono state progettate per la singola opera o per la collana editoriale.

Ciò naturalmente riduce notevolmente i costi e migliora la qualità, perché ci si può focalizzare sulla parte creativa e “nobile” del lavoro editoriale, cioè il copy-editing e la progettazione grafica, e lasciare a InDesign il lavoro, altrimenti dispendiosamente lungo e ripetitivo, di applicazione delle caratteristiche grafiche a ogni singolo elemento di testo.

Per ottenere questo risultato, come abbiamo visto, il lavoro viene diviso in due processi paralleli: da un lato il copy-editor prepara con cura il manoscritto con il word processor, dall’altro il grafico prepara gli stili, definisce i font e le caratteristiche grafiche che dovranno essere applicate all’impaginato.

È dunque compito di InDesign attribuire gli stili e le caratteristiche grafiche ai rispettivi elementi testuali.

Ma come fa InDesign a capire quali stili applicare a ciascun elemento testuale?

Questo è il compito dell’xml di cui sono fatti (che lo si voglia o no) tutti i documenti con i quali si lavora in editoria. Si tratta dunque di utilizzare una struttura nascosta comunque esistente.

Grazie a questa struttura, ogni singolo blocco testuale del documento Word (titoli, sottotitoli, paragrafi, liste, tabelle etc.) possiede un’etichetta, o tag xml, invisibile all’operatore, eppure presente dietro le quinte.

Se sei curioso e vuoi vedere come è fatto davvero un documento Word, cambia l’estensione da .doc a .zip e utilizza un programma per scompattarlo (ebbene sì, un documento word è un file zip!). Ora utilizza un editor di testo (comeNotepad per Windows o TextWrangler per il Mac) per vedere come sono fatti i singoli file. Scoprirai che ogni ognuno di essi è un file xml.

Ma non spaventarti, né il copy-editor né il grafico devono lavorare con l’xml: se ne occupano il word processor e InDesign!

Il compito dell'editor è di realizzare un manoscritto con formattazioni essenziali e coerenti, e con una scrupolosa gerarchia dei titoli. Sarà dunque il word processor a taggare il testo con coerenza interna. Questi tag vengono poi "lavorati" con processi di conversione da un software specializzato che fa corrispondere i tag del documento sorgente con gli stili preparati dal grafico. Se la corrispondenza è corretta, ogni componente del testo assume gli stili appropriati già preparati come template dal grafico. In altri termini, il libro o l'ebook si impaginano da soli! Il compito del grafico, a questo punto, è solo di controllare l'impaginato e ottimizzarne alcuni aspetti che non possoo essere automatizzati.

Per sapere esattamente come si fa, consulta la nostra Guida pratica alla strutturazione del testo

Il lavoro di presentazione grafica

L'impaginatore può dedicare il suo tempo alla parte creativa del suo lavoro, realizzando degli stili soddisfacenti per l'opera o la collana da pubblicare e lasciare che sia il programma ad applicare gli stili ai contenuti.

Il suo lavoro consiste dunque nel creare uno stile per ogni tipo di elemento testuale, tenendo conto di tutti gli aspetti: font, corpo, margini, colori, spazi sopra, spazi sotto, etc. etc.

In seguito dovrà importare i contenuti in formato xml e chiedere al programma di applicare gli stili a ogni blocco di testo.

Se c'è qualcosa che non lo soddisfa, qualsiasi cambiamento agli stili verrà automaticamente esteso a tutto il testo.

Stiamo preparando una guida gratuita online per l'impaginazione con xml workflow con InDesign.

Se sei interessato a sapere quando è pronta non devi fare altro che registrarti al sito e accettare la newsletter.

E per la produzione di ebook?

Lo stesso discorso fatto per la preparazione delle opere a stampa può essere ripetuto per la preparazione degli ebook, con un vantaggio ulteriore: la creazione di ebook con InDesign richiede tassativamente una corretta strutturazione a monte. Gli ebook sono infatti realizzati in xhtml, che è un linguaggio di markup figlio dell’xml.

Se per la stampa è possibile l’impaginazione manuale tradizionale, per la preparazione degli ebook no!

Questo è un altro valido motivo per utilizzare l’xml workflow: non solo si rende più efficiente la produzione a stampa, ma ci si trova il lavoro già fatto per la preparazione dell’ebook.

Lo sapevi che gli "indiani", a cui molti editori si rivolgono per la preparazione degli ebook, lavorano con gli stessi strumenti che stiamo descrivendo? È per questo che i loro impaginati costano poco. Ma la qualità del loro intervento è generalmente insoddisfacente, perché non conoscono l’Italiano e hanno difficoltà a "interpretare" i documenti che consegni loro.

Ecco perché alla redazione di Ecomind piace chiamarsi indiani d’Italia: la competenza linguistica e il design italiano unito alla tecnologia avanzata degli indiani.
Questo modo di lavorare è straordinariamente efficiente per linee editoriali e per collane, in quanto la produzione prevede più titoli con le stesse caratteristiche grafiche. In tal caso è sufficiente una sola progettazione grafica, che può essere applicata a tutti i titoli della collana e può essere utilizzata per formati diversi (libro, ebook, pagina web).
Quest'ultima caratteristica dell'XML workflow viene chiamata single source publishing, che significa pubblicare in diversi formati a partire da un'unica sorgente.

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